CONSEJOS PARA LLEVAR UNA VIDA ORGANIZADA
Todas las personas tienen necesidad de llevar una vida organizada. El orden da armonía y la armonía nos provee
salud. No basta con ser una persona bastante ordenada y organizada siempre hay
que estar dispuesto aprender más sobre organización.
Quizás te interesen estos consejos para llevar una vida organizada. O
quizás pienses que ya eres lo bastante organizado pero mejorar.
En todo caso ahí van algunos breves consejos para organizar tu espacio y
tu tiempo:
1.
Reduce antes de organizar. Si tienes el
armario lleno de ropa, por ejemplo, por muchos organizadores que pongas
seguirás teniendo el armario lleno de ropa. Igual pasa con tu tiempo, tus
tareas o tus proyectos. La solución: reducir, eliminar y simplificar.
Si tienes un armario con 100 prendas y te quedas con 33 y regalas las que ya no usas, ya no necesitarás un
organizador. Lo mismo pasa con la organización del tiempo: si tienes 20
cosas para hacer hoy y las reduces a solo las tres tareas más
importantes, ya no necesitarás un horario. Así que saca todo de tu armario o cajón o cualquier otro
contenedor (incluso tu horario), límpialo y vuelve a poner,
únicamente, aquellos artículos que realmente te sirven, te gustan y usas
regularmente. Deshazte de todo lo demás.
2.
Usa listas de tareas. Usa alguna
aplicación o libreta para apuntar todas las tareas que tienes pendientes, separadas
por contextos. Libera tu mente y no olvidarás nada.
3.
Escríbelo, siempre. Nuestras
mentes son algo maravilloso, pero dejan pasar cosas como un filtro. No
recordamos las cosas cuando las necesitamos recordar y continuamente las
recordamos cuando no las necesitamos. En lugar de usar tu mente como un
depósito de cosas que necesitas recordar, escríbelas. Una buena idea es llevar siempre una pequeña libreta de bolsillo a todas partes a donde
se vaya y escribir las cosas inmediatamente. Luego procesar las
ideas y las tareas en el calendario o en la lista personal de tareas, así no nos
olvidamos las cosas. Si podemos llevar con nosotros el teléfono celular a todas
partes, también podemos llevar un anotador.
4.
Mantén una bandeja de entrada y procésala. Realmente se necesitan
dos bandejas de entrada– una para la casa y otra para el trabajo. Sin embargo
mucha personas tiene más que eso. Ten una sola bandeja y pon todo lo que llega
allí. Luego, una vez al día (o una vez a la semana en la casa si lo prefieres),
procesa tu bandeja de entrada hasta vaciarla. Toma un ítem de la caja y decide
qué hacer con él, ahí mismo: tirarlo, delegarlo, archivarlo, ponerlo en tu
lista de tareas o hacerlo inmediatamente. Haz lo mismo con el siguiente ítem
hasta que tu bandeja de entrada esté vacía. No dejes estas decisiones para
después.
5.
Ten un lugar para todo. Relacionado
con el anterior consejo está aquel de tener un lugar para cada ítem en tu vida.
¿Dónde van tus llaves? Deberías tener un lugar para ellas (cerca de la puerta
es el mejor sitio) y nunca las perderás de nuevo. ¿Dónde van tus lapiceros? ¿Y
las revistas? Enseña a tus hijos a tener un lugar para cada juguete o cualquier
otro artículo en sus habitaciones (aún así, sus juguetes son en su mayoría
objetos sin hogar, pero son niños) y ese es un concepto que funciona con
adultos también: cada ítem debe tener un lugar, y si no lo
tiene, necesitamos escogerle uno. Así, si encuentras algo en tu mesa,
en tu cama o en tu escritorio, sabrás que no pertenece allí. El mismo concepto
aplica para la información: ¿Tienes un lugar dónde poner toda tu información?
Si no, usa alguna aplicación o herramienta donde puedas crear páginas para cada
tipo de información de tu vida – horarios, metas, tareas, películas para ver,
libros para leer, notas sobre proyectos, etc.
6.
Escribe tus tres
tareas más importantes y tus grandes rocas y hazlas. Escribe diariamente las tres
tareas más importantes del día y semanalmente las tareas “grandes rocas”, y
comprométete a hacerlas. Al cabo de un año habrás hecho una gran cantidad de
tareas, créeme.
1.
Haz una cosa a la vez. La multitarea
es antiproductividad (me costó tiempo comprender esto). Focalízate en lo que
haces y cuando termines, empieza con otra actividad.
2.
Hazlo ahora. La procrastinación es uno
de nuestros mayores problemas a la hora de sacar trabajo adelante y
organizarnos.
3.
Aprende a decir no. Si tenemos la
agenda apretada y seguimos diciendo sí a eventos, reuniones, cumpleaños…
nuestra vida será de todo menos organizada.
4.
Usa bien la agenda. Apunta en la
agenda citas y eventos. No uses la agenda para apuntar tus tareas.
5.
Guárdalo inmediatamente. La mayoría de
la gente tiene el hábito de poner algo en la mesa o en su escritorio con la
intención de “guardarlo luego”. Bueno, así es como las cosas se tornan
desorganizadas. En cambio, guárdalo inmediatamente, en su lugar. Sólo se tarda
unos pocos segundos, y este hábito le ahorrará un montón de tiempo de limpiar,
clasificar y ordenar luego. Cuando te veas dejando algo en cualquier parte,
para, y fuérzate a guardarlo inmediatamente. En poco tiempo, se convertirá en
algo natural.
6.
Limpia sobre la marcha. Muy
relacionado con el hábito anterior, este hábito es efectivo porque es mucho más
fácil limpiar las cosas mientras trabajas o mientras avanza el día que dejarlas
apilar y luego hacer una sesión de limpieza después. Por ejemplo, si estás
cocinando, trata de lavar los platos al irlos usando, luego limpia todo, en vez
de dejar un gran desorden. El mismo principio se aplica a todo lo que hacemos.
Si es más fácil hacerlo en pequeños pasos, más probablemente lo haremos. Si hay
un gran desorden por limpiar, más fácilmente nos intimidará o abrumará la tarea
y la dejaremos para después.
8.
Establece rutinas y sistemas. Si ya tienes
todo limpio y organizado, te podrás sentar y disfrutar del placer que ello
brinda. Ser organizado y tener un ambiente de trabajo o un hogar simplificado
es tremendamente satisfactorio. Pero el problema es que al cabo de un tiempo,
las cosas tienden a desorganizarse y revolverse otra vez. La solución:
necesitas establecer sistemas para mantener el orden. Por ejemplo, el
procesamiento de la bandeja de entrada mencionada antes es un sistema: tienes
procedimientos específicos para procesar todos los papeles entrantes, y tienes
una rutina para hacerlo (una vez al día). Todos los sistemas siguen el mismo
esquema – procedimientos específicos y una rutina que se hace a intervalos
determinados (tres veces al día, una vez al día, una vez a la semana, una vez
al mes, etc.). Es importante que identifiques los sistemas que
tienes en tu vida y los escribas para que así los puedas hacer
eficientes, simples y organizados. Desarrolla sistemas para tratar con el
papeleo y el email, con los
niños, con tus horarios, con la compra, la colada, las tareas, el ejercicio y
todo lo demás. Una vez que esos sistemas están implementados, necesitarás estar
pendiente de mantenerlos en marcha, y así tus cosas se mantendrán organizadas.
9.
Simplifica, simplifica, simplifica. Muchas de las
tareas, cosas y eventos que hay en nuestra vida no son necesarias, y no nos
acercan a lo que es más importante para nosotros. Simplifica todo lo que
puedas tu vida y será mucho más
fácil organizarte.
